Xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ tại Trung tâm Phát hành, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật - Thực tiễn và giải pháp

1. Sự cần thiết của việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ
Trong bối cảnh đổi mới quản trị công và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, việc xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ trở thành nhiệm vụ mang tính cấp thiết. Đối với Trung tâm Phát hành, đơn vị chủ lực trong công tác phát hành sách lý luận, chính trị, pháp luật của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật, quy chế chi tiêu nội bộ không chỉ phản ánh yêu cầu khách quan từ sự thay đổi của hệ thống pháp luật về tài chính, mà còn là nhu cầu nội tại để bảo đảm phát triển bền vững, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Về bản chất, quy chế chi tiêu nội bộ là một công cụ pháp lý quan trọng nhằm cụ thể hóa các quy định chung của Nhà nước thành các quy tắc phù hợp với đặc thù tổ chức và hoạt động của từng đơn vị. Nếu được xây dựng một cách khoa học, minh bạch và khả thi, quy chế này sẽ giúp sử dụng nguồn lực tài chính tiết kiệm, đúng mục đích, đồng thời tạo động lực cho cán bộ, nhân viên yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với cơ quan. Ngược lại, nếu quy chế thiếu tính cập nhật hoặc áp dụng cứng nhắc sẽ trở thành “điểm nghẽn” kìm hãm sự phát triển, thậm chí gây ra những bất cập, xung đột lợi ích và những bất bình trong nội bộ.
Thực tế cho thấy, Trung tâm Phát hành đang đứng trước nhiều sức ép mới: yêu cầu mở rộng mạng lưới phân phối, đa dạng hóa kênh bán hàng trong thời đại số, đồng thời phải đối mặt với áp lực tự chủ và cân đối tài chính ngày càng cao. Những thách thức này đặt ra đòi hỏi cấp thiết phải rà soát, điều chỉnh, xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ, nhằm vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật hiện hành, vừa phù hợp với đặc thù hoạt động và chiến lược phát triển của đơn vị.
2. Thực trạng hoạt động chi tiêu nội bộ tại Trung tâm Phát hành
Trong nhiều năm qua, Trung tâm Phát hành đã nỗ lực quản lý tài chính theo đúng quy định của Nhà nước và sự chỉ đạo của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật. Quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành đóng vai trò như một “khung pháp lý nội bộ” định hướng quan trọng cho các hoạt động chi thường xuyên, chi tiền lương, phúc lợi và nhiều khoản chi khác. Kết quả đáng ghi nhận là hoạt động quản lý chi tiêu của Trung tâm luôn gắn chặt với hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Bảng 1: Doanh thu phát hành sách lý luận, chính trị, pháp luật của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật tại Trung tâm Phát hành từ năm 2015 đến năm 2024

Đơn vị tính: tỷ đồng

Số liệu thống kê giai đoạn 2015 - 2024, doanh thu của Trung tâm có bước tiến tích cực, có xu hướng tăng trưởng ổn định. Năm 2015, tổng doanh thu chỉ ở mức thấp, nhưng đến các năm 2019, 2020, doanh thu đã tăng trưởng rõ rệt nhờ sự mở rộng mạng lưới phát hành và khai thác hiệu quả các đơn hàng lớn từ cơ quan, tổ chức. Đại dịch Covid-19 (2020 - 2021) đã tác động mạnh đến thị trường xuất bản, song Trung tâm vẫn duy trì mức doanh thu ổn định. Đặc biệt, từ năm 2022 đến năm 2024, doanh thu có dấu hiệu hồi phục tích cực, thể hiện nỗ lực vượt khó và thích ứng linh hoạt với bối cảnh mới.
Mặt khác, doanh thu hoạt động sách sách khai thác, văn hóa phẩm cũng dần bắt nhịp thị trường, đặc biệt đối với mặt hàng văn hóa phẩm là lịch bloc mang thương hiệu Nhà xuất bản.

Bảng 2: Doanh thu sách khai thác, văn phòng phẩm, văn hóa phẩm của Trung tâm phát hành từ năm 2015 đến năm 2024

Đơn vị tính: tỷ đồng

Qua số liệu cho thấy, khi có hợp đồng lớn và thị trường thuận lợi, doanh thu sách khai thác và văn hóa phẩm có khả năng bùng nổ, bổ sung nguồn thu đáng kể cho Trung tâm. Song doanh thu sách khai thác và văn hóa phẩmphụ thuộc vào thị trường và đơn hàng tập trung, chưa có cơ chế duy trì ổn định. Văn hóa phẩm là lịch bloc mang tính mùa vụ, có thương hiệu nhưng đứng trước xu thế công nghệ hiện nay thì thói quen truyền thống về dùng lịch bloc giảm sút mạnh.
Về cơ cấu chi tiêu, Trung tâm tập trung chủ yếu vào các nhóm chính: chi trả tiền lương, tiền công cho cán bộ, viên chức trong phạm vi biên chế được duyệt tính theo lương cấp bậc, chức vụ; các khoản phụ cấp, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định của Nhà nước được ngân sách bảo đảm; Chi phí quản lý tại đơn vị gồm: Chi phí hội nghị, công tác phí, tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, mua sắm công cụ, dụng cụ; chi phí xăng xe, sửa chữa, đăng kiểm; thù lao ngoài giờ; chi phí phân bổ; chi phí bán hàng: chi vận chuyển, bốc xếp, kho bãi; chi quảng bá, truyền thông; chi hỗ trợ mạng lưới phát hành địa phương. 
Trong bối cảnh cơ chế chính sách có nhiều thay đổi, nhiều định mức chi cũ trở nên lạc hậu, dẫn đến khó khăn trong cân đối nguồn lực. Tuy nhiên, trước yêu cầu đổi mới quản trị và sự vận động phức tạp của thực tiễn, nhiều quy định đã bộc lộ hạn chế, chưa theo kịp yêu cầu phát triển mới. Đáng chú ý, cơ chế khoán chi hiện hành chưa đủ sức khuyến khích các bộ phận, cá nhân chủ động tiết kiệm hoặc sáng tạo giải pháp nâng cao hiệu quả. Các quy định về thưởng và phúc lợi còn đơn điệu, thiếu linh hoạt, chưa tạo động lực thúc đẩy tinh thần “dám nghĩ, dám làm” trong đội ngũ cán bộ, nhân viên. Hệ quả là, mặc dù doanh thu có xu hướng tăng, song năng suất lao động bình quân đầu người chưa cải thiện tương xứng, phản ánh sự bất cập giữa kết quả kinh doanh và hiệu quả quản trị tài chính nội bộ. Cụ thể:
Thứ nhất, xét về tính pháp lý, quy chế chi tiêu hiện tại mới dừng ở việc “cập nhật một phần” quy định của Nhà nước, chưa phản ánh đặc thù hoạt động phát hành. Một số khoản chi cần thiết khó được quyết toán; ngược lại, có những khoản chi chưa đủ linh hoạt để thích ứng với biến động thực tế.
Thứ hai, về cơ cấu chi, tỷ trọng chi cho con người (lương, phụ cấp, phúc lợi) tập trung vào phần lợi nhuận mỏng trong hoạt động kinh doanh phát hành sách, trong khi chi cho đầu tư phát triển, đổi mới công nghệ, hay xây dựng kênh bán hàng trực tuyến còn hạn chế về nguồn lực và tư duy. Sự mất cân đối này có thể ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh lâu dài.
Thứ ba, cơ chế phân phối thu nhập chưa thực sự gắn chặt với kết quả, hiệu quả công việc. Quy định khoán chi chưa phát huy vai trò thúc đẩy tinh thần tiết kiệm, trong khi hình thức khen thưởng còn nghèo nàn, chưa tạo không gian cho sự sáng tạo.
Những hạn chế trên dẫn đến hệ quả là tốc độ tăng trưởng chưa tương xứng với tiềm năng. Một bộ phận cán bộ, nhân viên còn mang nặng tâm lý “bình quân”, thiếu động lực phấn đấu. Việc chưa ưu tiên đầu tư cho hạ tầng công nghệ thông tin đã làm chậm quá trình mở rộng kênh phát hành trực tuyến được xem là xu hướng tất yếu trong thời đại số.
3. Quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Phát hành trong giai đoạn mới

3.1. Quan điểm
Để khắc phục những tồn tại và đáp ứng yêu cầu phát triển, việc xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ tại Trung tâm Phát hành cần được triển khai trên cơ sở quán triệt một số quan điểm cơ bản sau:
Một là, bảo đảm tuân thủ pháp luật nhưng phát huy tính chủ động, sáng tạo của đơn vị. Quy chế phải bám sát các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính công, đồng thời cụ thể hóa theo đặc thù hoạt động phát hành sách lý luận, chính trị. Việc thiết kế cơ chế chi tiêu cần đủ linh hoạt để kịp thời thích ứng với biến động thị trường, đặc biệt là xu hướng phát triển mạnh mẽ của xuất bản - phát hành điện tử.
Hai là, lấy hiệu quả làm thước đo. Mọi khoản chi cần được thiết kế trên nguyên tắc gắn trực tiếp với kết quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Điều này không chỉ góp phần nâng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ phát hành, mà còn hạn chế tình trạng chi tiêu hình thức, thiếu gắn kết với mục tiêu phát triển dài hạn.
Ba là, bảo đảm công khai, minh bạch và dân chủ. Quy chế cần phải quy định rõ nguyên tắc công khai định mức chi tiêu, cơ chế phân phối thu nhập và sử dụng quỹ phúc lợi. Việc xây dựng và thực thi quy chế cần có sự tham gia, góp ý rộng rãi của cán bộ, nhân viên nhằm tăng tính minh bạch, đồng thuận và khả thi. Trên nền tảng đó, mục tiêu trước mắt là xây dựng một quy chế chi tiêu nội bộ khoa học, minh bạch, công bằng, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo động lực để cán bộ gắn bó lâu dài. Xa hơn, quy chế mới phải mở đường cho tái đầu tư, mở rộng mạng lưới phát hành, nâng cao sức cạnh tranh trong bối cảnh chuyển đổi số.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Phát hành trong giai đoạn mới
Để xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với thực tiễn hoạt động và đáp ứng yêu cầu phát triển, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
Thứ nhất, rà soát, cập nhật toàn diện định mức chi tiêu. Cần điều chỉnh các khoản chi vận chuyển, kho bãi, truyền thông theo mặt bằng giá mới. Đồng thời, bổ sung các khoản chi phù hợp với xu thế thời đại số như thương mại điện tử, phát triển hệ thống đại lý trực tuyến, đào tạo kỹ năng số và ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ nhân viên.
Thứ hai, đổi mới cơ chế phân phối thu nhập theo hướng gắn với kết quả và hiệu quả công việc. Có thể áp dụng khoán chi theo chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của từng bộ phận, đồng thời thiết lập quỹ thưởng linh hoạt, khuyến khích sáng kiến, tăng năng suất và nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên.
Thứ ba, ưu tiên tăng tỷ trọng chi cho đầu tư phát triển. Nguồn lực tài chính cần được tập trung cho hiện đại hóa cơ sở vật chất và kỹ thuật, nâng cấp hệ thống kho vận, phát triển hạ tầng thương mại điện tử, đẩy mạnh quảng bá thương hiệu trên các nền tảng số.
Thứ tư, bảo đảm công khai, minh bạch và dân chủ. Tất cả các khoản chi, phân phối thu nhập và quỹ phúc lợi phải công khai định kỳ. Việc lấy ý kiến tập thể trong quá trình xây dựng quy chế là yếu tố then chốt để tăng tính khả thi.
Thứ năm, đánh giá và điều chỉnh định kỳ. Quy trình xây dựng và điều chỉnh quy chế cần được coi là văn bản “sống”, thường xuyên rà soát, điều chỉnh để thích ứng kịp thời với biến động thị trường, yêu cầu chuyển đổi số và nhiệm vụ chính trị trong từng giai đoạn.
Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ không chỉ là vấn đề kỹ thuật tài chính, mà còn mang tính chiến lược quản trị đơn vị. Một quy chế khoa học, minh bạch, công bằng sẽ giúp Trung tâm Phát hành sử dụng hiệu quả nguồn lực, tiết kiệm chi phí, đồng thời khơi dậy tinh thần trách nhiệm, sáng tạo và gắn bó của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Xa hơn, quy chế còn góp phần hiện thực hóa chủ trương tăng cường tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập, tạo nền tảng quan trọng để Trung tâm Phát hành vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị, vừa phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Có thể khẳng định, xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ là yêu cầu tất yếu, mang cả ý nghĩa pháp lý và thực tiễn. Nếu được triển khai tốt, đây sẽ là “đòn bẩy” để Trung tâm Phát hành phát huy tối đa tiềm năng, nâng cao hiệu quả hoạt động, khẳng định vị thế là đơn vị phát hành sách chính trị, lý luận hàng đầu cả nước, đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật.