Quy trình tiếp nhận, phản biện, biên tập và xuất bản

Bước 1:

NHẬN BÀI VIẾT, SƠ LOẠI VÀ PHẢN HỒI

Nhận bài viết

- Kiểm tra email hằng ngày

- Nhận từ các nguồn khác

- Lưu trữ bài viết (bản thảo 1) vào máy tính.

Thư ký Tòa soạn nhận bài viết qua email chung của tạp chí là: tapchichinhtrivaphattrien@gmail.com

Hằng ngày.

BẢN THẢO 1

Trong trường hợp cần thiết, Phó Tổng Biên tập có thể ủy quyền cho Thư ký Tòa soạn đảm nhận thực hiện các hoạt động của bước này.

Thông thường email để chế độ phản hồi tự động. Tuy nhiên với những bản thảo sơ loại mà bị loại thì Phó Tổng Biên tập hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm gửi email cho tác giả phản hồi chi tiết lý do bài viết không đáp ứng yêu cầu bài đăng Tạp chí. Đối với những bản thảo đủ điều kiện đăng Tạp chí thì chuyển qua Bước 2.

- Nhập dữ liệu vào file “NHẬT KÝ THEO DÕI”

Thư ký Tòa soạn

Thẩm định sơ bộ

- Kiểm tra thể lệ bài viết và tỷ lệ trùng lặp. Quy định tỷ lệ trùng lặp có thể chấp nhận hoặc loại bỏ bài viết.

Thư ký Tòa soạn.

Trường hợp 1: Nếu bảo đảm thể lệ viết bài và tỷ lệ trùng lặp, Thư ký Tòa soạn chuyển bài viết đến Phó Tổng Biên tập thực hiện bước tiếp theo.

Trường hợp 2: Nếu không bảo đảm thể lệ viết bài hay tỷ lệ trùng lặp, Thư ký Tòa soạn phản hồi qua email yêu cầu tác giả chỉnh sửa.

- Đọc sơ loại bài viết (kiểm tra nội hàm khoa học).

Phó Tổng Biên tập đọc sơ loại

Trường hợp 1: Nếu bài viết đáp ứng chất lượng, Phó Tổng Biên tập chuyển đến biên tập viên thực hiện bước tiếp theo.

Trường hợp 2: Nếu bài viết không bảo đảm chất lượng, Phó Tổng Biên tập gửi lại Thư ký Tòa soạn để phản hồi đến tác giả qua email.

Bước 2:

PHẢN BIỆN

Đề xuất phản biện

Biên tập viên chuyên trách lập đề xuất phản biện bài báo, trình lãnh đạo Tạp chí duyệt.

Biên tập viên chuyên trách

Duyệt đề xuất phản biện

Lãnh đạo Tạp chí xem xét đề xuất phản biện:

+ Nếu đồng ý, yêu cầu biên tập viên chuyên trách lập hồ sơ phản biện.

+ Nếu không đồng ý, yêu cầu biên tập viên chuyên trách đề xuất lại phản biện cho phù hợp.

- Phó Tổng Biên tập.

- Biên tập viên chuyên trách.

Phản biện kín

- Thư ký Tòa soạn mã hóa bài báo.

- Biên tập viên chuyên trách lập hồ sơ và chuyển đến 2 nhà khoa học để phản biện theo tiêu chí của bài báo khoa học.

- Thư ký Tòa soạn.

- Biên tập viên chuyên trách.

Trong vòng 01 ngày, kể từ ngày nhận bản thảo sau sơ loại.

- Người phản biện trả kết quả phản biện theo hạn định.

Người phản biện

Thời hạn phản biện tối đa là 15 ngày, kể từ ngày gửi (tùy thuộc mức độ phức tạp của bản thảo và tiến độ xuất bản Tạp chí).

Nhận kết quả phản biện

- Thư ký Tòa soạn có trách nhiệm nhận bản thảo đã phản biện (có bút phê trong bản thảo và kết luận trong phiếu phản biện) và chuyển tới Phó Tổng Biên tập (trường hợp Phó Tổng Biên tập vắng thì Thư ký Tòa soạn có trách nhiệm báo cáo và thực hiện theo chỉ đạo của Phó Tổng Biên tập).

- Thư ký Tòa soạn

- Phó Tổng Biên tập.

Không quá 01 ngày, sau khi nhận lại bản thảo đã được phản biện.

BẢN THẢO 2

- Nếu người phản biện chỉ yêu cầu chỉnh sửa lỗi kỹ thuật, chính tả của bản thảo thì chuyển qua Bước 3.

- Nếu người phản biện yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung về nội dung bản thảo thì Phó Tổng Biên tập/Thư ký Tòa soạn gửi email (từ email chung của Tạp chí) đến tác giả, nêu rõ những yêu cầu chỉnh sửa và hạn định. Bản thảo tác giả gửi lại được quay lại Bước 2.

- Nếu phản biện kết luận bản thảo không đủ điều kiện đăng Tạp chí thì Phó Tổng Biên tập/Thư ký Tòa soạn phản hồi email (từ email chung của Tạp chí) tới tác giả, thông báo rõ lý do bài báo không đáp ứng yêu cầu.

- Trường hợp Thư ký Tòa soạn gửi phản hồi email cho tác giả thì phải gửi đồng thời cho Phó Tổng Biên tập;

- Trong trường hợp cần thiết, Thư ký Tòa soạn có thể chụp các trang bản thảo có bút tích của phản biện gửi kèm email tới tác giả làm căn cứ chỉnh sửa (hoặc biết được lý do bài không đáp ứng yêu cầu).

Tác giả sửa theo phản biện

- Tác giả chỉnh sửa bài báo theo ý kiến của phản biện và gửi lại bài sửa cho Tòa soạn theo hạn định.

Tác giả

Không quá 10 ngày, sau khi nhận lại bản thảo đã được phản biện.

Nhận bài sửa sau phản biện

- Thư ký Tòa soạn nhận bài tác giả đã chỉnh sửa theo ý kiến của phản biện và chuyển cho biên tập viên chuyên trách.

- Biên tập viên chuyên trách kiểm tra, đối chiếu bài báo tác giả gửi lại với ý kiến nhận xét của phản biện.

- Biên tập viên chuyên trách trao đổi với người phản biện để xem xét những nội dung đã sửa có đạt yêu cầu hay không, báo cáo Phó Tổng Biên tập.

- Sau khi bài báo đã đạt yêu cầu, chuyển sang “Duyệt đăng”.

- Thư ký Tòa soạn.

- Biên tập viên chuyên trách.

Duyệt đăng

- Thư ký Tòa soạn trình Phó Tổng Biên tập các bài báo đã được phản biện và đạt yêu cầu để duyệt đăng.

- Phó Tổng Biên tập xem lại trước khi trình Tổng Biên tập duyệt.

BƯỚC 3:

BIÊN TẬP BẢN THẢO

Phân công biên tập bản thảo

- Bản thảo duyệt đăng được Thư ký Tòa soạn chuyển đến biên tập viên chuyên trách để tiến hành biên tập.

- Bản thảo 2 được chuyển tới biên tập viên qua email (Bản thảo 2 + Phiếu Biên tập) theo sự phân công của Phó Tổng Biên tập.

Thư ký Tòa soạn chuyển biên tập viên chuyên trách

Ngay sau khi nhận được Bản thảo 2.

Biên tập viên chuyên trách chịu trách nhiệm về việc chỉnh sửa những lỗi kỹ thuật, chính tả (nếu có) trên bản thảo in gửi phản biện ngoài trước khi biên tập.

Biên tập bản thảo

- Biên tập viên chuyên trách làm việc độc lập, biên tập trực tiếp trên file (để chế độ Track Changes).

- Sau khi đã biên tập, biên tập viên chuyên trách chuyển lại bản thảo cho Thư ký Tòa soạn.  

- Thư ký Tòa soạn đọc thống nhất, sau đó trình Phó Tổng Biên tập đọc duyệt.

- Thời gian biên tập đối với mỗi bản thảo là từ 1 đến 2 ngày (tùy thuộc vào thực tiễn công việc và mức độ phức tạp của bản thảo).

- Thư ký Tòa soạn đọc thống nhất toàn bộ bản thảo trong thời gian từ 1 đến 2 ngày.

BẢN THẢO 3

- Báo cáo tiến độ biên tập thường xuyên với lãnh đạo Tạp chí.

- Phó Tổng Biên tập đọc duyệt bản thảo.

Thời gian đọc duyệt không quá 3 ngày, trừ trường hợp đặc biệt do Phó Tổng Biên tập quyết định.

BẢN THẢO 4

- Phó Tổng Biên tập trình Tổng Biên tập trực tiếp đọc duyệt bản thảo đã được Phó Tổng Biên tập duyệt.

Không quá 2 ngày kể từ sau khi nhận được bản thảo

BẢN THẢO 5

Hoàn thiện bản thảo

- Phó Tổng Biên tập chuyển email: File/bản in Bản thảo 5 tới cán bộ chế bản.

- Cán bộ chế bản sửa theo bút tích trên Bản thảo 5 vào file, sau đó chuyển lại (qua email) tới Thư ký Tòa soạn file sửa cuối.

BẢN THẢO 6

BƯỚC 4:

CHẾ BẢN VÀ ĐỌC MORAT

Chế bản

- Phó Tổng Biên tập chuyển file mục lục đã được Tổng Biên tập duyệt cho cán bộ chế bản.

- Cán bộ chế bản sắp xếp, chế bản Bản thảo 6 theo mục lục. In thành 1 bộ bản thảo hoàn thiện.

Thời gian chế bản tùy thuộc vào tiến độ hoàn thiện các bản thảo so với thời hạn chuyển nhà in, nhưng không quá 2 ngày.

BẢN THẢO 7

Đọc morat

- Thư ký Tòa soạn phân công đọc morat đối chiếu giữa Bản thảo 7 và Bản thảo 8.

- Cán bộ chế bản chịu trách nhiệm sửa những lỗi phát hiện trong quá trình đọc.

- Thư ký Tòa soạn phân công biên tập viên kiểm tra bản thảo một lần nữa sau khi cán bộ chế bản sửa lỗi.

Thư ký Tòa soạn làm việc trực tiếp với cán bộ chế bản; chủ động phân công đọc morat và theo duyệt bản thảo.

Theo chỉ đạo của Phó Tổng Biên tập

BẢN THẢO 8

BƯỚC 5

DUYỆT BẢN THẢO TRƯỚC KHI IN

- Thư ký Tòa soạn in bản thảo 8 thành các bộ để gửi tới Hội đồng Biên tập, Tổng Biên tập đọc duyệt bản thảo trước khi gửi in.

Thư ký Tòa soạn

- Thư ký Tòa soạn tập hợp các bản thảo chỉnh sửa; trực tiếp làm việc với cán bộ chế bản để chỉnh sửa theo yêu cầu.

- Chuyển file hoàn thiện sau chỉnh sửa gửi Phó Tổng Biên tập.

Thư ký Tòa soạn

BẢN THẢO 8

BƯỚC 6:

CHUYỂN NHÀ IN

- Sau khi Phó Tổng Biên tập đọc soát lần cuối, nếu không cần chỉnh sửa thêm thì chuyển Thư ký Tòa soạn gửi email đến tác giả có bài viết được sử dụng, yêu cầu tác giả xác nhận lại tình trạng bài viết (chưa được gửi đăng hoặc đã đăng ở Tạp chí khác), xác định rõ thời hạn phản hồi của tác giả để có thể sử dụng bài viết.

- Sau khi các tác giả đồng ý về hiện trạng bản thảo, Thư ký Tòa soạn báo cáo Phó Tổng Biên tập. Phó Tổng Biên tập báo cáo Tổng Biên tập để chuyển in.

Trực tiếp làm việc với cán bộ chế bản để có bản thảo cuối cùng chuyển nhà in (Bản thảo 9)

BẢN THẢO 9

- Gửi kèm hình ảnh và chú thích hình bìa đã được duyệt.

- Gửi đồng thời tới Tổng Biên tập, Phó Tổng Biên tập, Thư ký Tòa soạn.